Organy fundacji rodzinnej

Zgodnie z przepisami dotyczącymi polskiej fundacji rodzinnej, w strukturze fundacji rodzinnej znajdą się fundator i beneficjenci (na ten temat w osobnym wpisie), a także organy takie jak zarząd, rada nadzorcza oraz zgromadzenie beneficjentów.

W tym artykule przedstawione zostaną informacje na temat organów fundacji rodzinnej.

Zarząd fundacji rodzinnej – zadania

Zarząd fundacji rodzinnej jest jej obligatoryjnym organem. Znajdziemy go więc w strukturze każdej polskiej fundacji rodzinnej.

Zadaniami zarządu fundacji rodzinnej zgodnie z ustawą są:

• prowadzenie spraw fundacji rodzinnej oraz reprezentowanie jej,
• realizacja celów fundacji rodzinnej określonych w statucie,
• podejmowanie czynności związanych z zapewnieniem płynności finansowej i wypłacalności fundacji rodzinnej,
• tworzenie, prowadzenie i aktualizowanie listy beneficjentów zgodnie z przepisami ustawy oraz zasadami zawartymi w statucie (zarząd dokonuje przeglądu danych osobowych beneficjentów nie rzadziej niż raz w roku i usuwa dane, których dalsze przechowywanie jest zbędne),
• informowanie beneficjenta o przysługującym mu świadczeniu,
• spełnianie świadczenia przysługującego beneficjentowi.

Członek zarządu zobowiązany jest dokładać należytej staranności i postępować lojalnie wobec fundacji rodzinnej. Jest zobowiązany również zachować w poufności informacje uzyskane w związku z pełnioną funkcją. Obowiązek zachowania poufności wiąże go również po wygaśnięciu mandatu.

Ustawa o fundacji rodzinnej precyzuje, że jako tajemnicę fundacji rodzinnej w szczególności należy rozumieć informacje dotyczące kierunku inwestowania, organizacyjne lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, a także informacje dotyczące beneficjentów, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania tych informacji w poufności.

Skład osobowy zarządu fundacji rodzinnej

Zarząd fundacji rodzinnej składa się z jednego lub więcej członków zarządu.

Funkcję członka zarządu może pełnić osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Nie może być członkiem zarządu osoba, która została skazana prawomocnym wyrokiem za określone przestępstwa (przestępstwo sprzedajności, przekupstwa, płatnej protekcji i nadużycia funkcji oraz przestępstwa przeciwko ochronie informacji, przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, przestępstwa przeciwko mieniu, przestępstwa przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym) – chyba że upłynęło pięć lat od dnia uprawomocnienia się wyroku skazującego lub wcześniej nastąpiło zatarcie skazania.

Prawo członka zarządu do reprezentowania fundacji rodzinnej obejmuje wszystkie czynności sądowe i pozasądowe i nie można tego prawa ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich.

Jeśli statut nie stanowi inaczej:

• członka zarządu powołuje się na trzyletnią kadencję,
• członek zarządu może być powołany na kolejne kadencje,
• powołania i odwołania członka zarządu dokonuje fundator (a po śmierci fundatora – rada nadzorcza, jeżeli została ustanowiona; w przypadku śmierci fundatora i braku rady nadzorczej powołania i odwołania członka zarządu dokonuje zgromadzenie beneficjentów).

Jeśli fundacja jest ustanowiona w testamencie, fundator określa w testamencie osobę lub osoby, które zostaną powołane do pełnienia funkcji członka pierwszego zarządu fundacji.

Mandat członka zarządu wygasa z chwilą:

• upływu kadencji, na jaką został powołany,
• odwołania (może to nastąpić w każdym czasie),
• śmierci,
• rezygnacji z pełnienia funkcji (tutaj zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie).

Statut może zawierać postanowienia dotyczące wygaśnięcia mandatu (np. ograniczać prawo odwołania do ważnych powodów).

Członkowie zarządu mogą pełnić swoje funkcje za wynagrodzeniem, lecz w przypadku braku uzgodnień w kwestii wysokości wynagrodzenia – członkowie zarządu pełnią funkcję bez wynagrodzenia. Członkom zarządu przysługuje zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach zarządu.

Wieloosobowy zarząd fundacji rodzinnej

W przypadku, gdy zarząd fundacji rodzinnej jest wieloosobowy i jeśli statut nie zawiera odmiennej regulacji w tym zakresie, wszyscy jego członkowie są obowiązani i uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw fundacji rodzinnej.

Jeśli statut fundacji rodzinnej nie stanowi inaczej a zarząd fundacji jest wieloosobowy – fundację rodzinną reprezentuje dwóch członków zarządu działających łącznie. Złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez fundację rodzinną jest wymagane tylko w przypadku, gdy ustawa lub statut tak stanowi.

Oświadczenia składane fundacji rodzinnej oraz doręczenia pism fundacji rodzinnej mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu.

Reprezentowanie fundacji rodzinnej przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu lub w sporze z członkiem zarządu

W zakresie reprezentacji fundacji rodzinnej przy zawieraniu umów z członkiem zarządu albo w sporze fundacji rodzinnej z członkiem zarządu wskazać należy, że:

• Jeśli fundacja rodzinna ma zawrzeć umowę z członkiem zarządu lub jeśli powstanie spór fundacji rodzinnej z członkiem zarządu, fundację rodzinną reprezentuje rada nadzorcza. W przypadku braku rady nadzorczej, fundację rodzinną reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia beneficjentów.
• Gdy członek zarządu jest jedynym członkiem zgromadzenia beneficjentów – w takiej sytuacji czynność prawna między tym beneficjentem a reprezentowaną przez niego fundacją rodzinną wymaga formy aktu notarialnego a o dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz każdorazowo zawiadamia sąd rejestrowy (wymóg aktu notarialnego nie obowiązuje w przypadku realizacji świadczeń przysługujących beneficjentowi będącemu zarazem członkiem zarządu).

Rada nadzorcza fundacji rodzinnej

Rada nadzorcza fundacji rodzinnej jest organem fakultatywnym, jeśli liczba beneficjentów nie przekracza dwadzieścia pięć osób (jeśli liczba beneficjentów przekracza dwadzieścia pięć osób rada nadzorcza jest obowiązkowa). Oznacza to, że jej powołanie nie jest obowiązkowe i w strukturach jednej fundacji odnajdziemy radę nadzorczą, a w innych może jej nie być. Radę nadzorczą może ustanowić w statucie fundator. Nie można pełnić jednocześnie funkcji członka zarządu i funkcji członka rady nadzorczej.

Rada nadzorcza może się składać z jednego lub większej liczby członków rady nadzorczej.

Jeśli statut nie stanowi inaczej:

• członków rady nadzorczej powołuje się na pięcioletnią kadencję,
• członek rady nadzorczej może być powołany na kolejne kadencje,
• członków rady nadzorczej fundacji rodzinnej powołuje i odwołuje fundator (a po jego śmierci zgromadzenie beneficjentów).

Jeśli fundacja rodzinna jest ustanawiana w testamencie, fundator może określić w testamencie osobę albo osoby, które zostaną powołane do pełnienia funkcji członka albo członków pierwszej rady nadzorczej.

Rada nadzorcza, jak wskazuje jej nazwa, pełni wobec zarządu funkcje nadzorcze – w zakresie przestrzegania prawa i postanowień statutu. Statut fundacji rodzinnej może rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej (np. przewidywać, że zarząd jest obowiązany uzyskać zgodę rady nadzorczej przed dokonaniem określonej czynności).

W celu realizacji funkcji kontrolnej rada nadzorcza może kierować do zarządu lub innej osoby obowiązanej żądanie przedstawienia informacji, dokumentów, sprawozdań czy wyjaśnień – należy przekazać te dokumenty radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia (chyba że rada nadzorcza wskaże dłuższy termin).

Zgromadzenie beneficjentów fundacji rodzinnej

Zgromadzenie beneficjentów tworzą beneficjenci, którym w statucie przyznano uprawnienie do uczestnictwa w nim. Fundator w statucie ustanawia zgromadzenie beneficjentów.

Jeśli statut nie stanowi inaczej -zgromadzenie beneficjentów jest zwoływane przez zarząd. Wyjątki od tej sytuacji:

• W przypadku śmierci fundatora oraz braku rady nadzorczej oraz gdy fundator nie jest uprawniony do powołania zarządu, członek zarządu składa rezygnację członkom zgromadzenia beneficjentów, zwołując jednocześnie zgromadzenie beneficjentów, jeżeli z powodu rezygnacji żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony. Zawiadomienie o zgromadzeniu beneficjentów zawiera także oświadczenie o rezygnacji członka zarządu. Rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie beneficjentów.
• W przypadku śmierci fundatora i braku rady nadzorczej oraz gdy fundator nie jest uprawniony do powołania zarządu każdy z beneficjentów może zwołać zgromadzenie beneficjentów, jeżeli w wyniku śmierci członka zarządu żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony.
• Statut może określać przypadki, w których beneficjenci mogą żądać zwołania przez zarząd zgromadzenia beneficjentów. W żądaniu określa się proponowany porządek obrad zgromadzenia beneficjentów. Beneficjent, który żądał zwołania zgromadzenia beneficjentów, ma wyłączne prawo odwołania tego zgromadzenia.
• Jeżeli w terminie dwóch tygodni od dnia przedstawienia zarządowi żądania zwołania zgromadzenia beneficjentów w przypadkach określonych w statucie fundacji rodzinnej zgromadzenie beneficjentów nie zostanie zwołane z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem, sąd rejestrowy może, po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia w zakresie żądania oraz wyjaśnienia, dlaczego zarząd nie zrealizował żądania, upoważnić do zwołania zgromadzenia beneficjentów beneficjenta występującego z żądaniem. Sąd rejestrowy wyznacza przewodniczącego tego zgromadzenia. W zawiadomieniu o zgromadzeniu beneficjentów w takim wypadku powołuje się na postanowienie sądu rejestrowego.

Beneficjent może uczestniczyć w zgromadzeniu beneficjentów i wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo do uczestnictwa w zgromadzeniu beneficjentów i wykonywania prawa głosu wymaga formy dokumentowej pod rygorem nieważności. Kopię pełnomocnictwa dołącza się do protokołu z posiedzenia zgromadzenia beneficjentów. Zarząd podejmuje odpowiednie działania służące identyfikacji beneficjenta i pełnomocnika, w zakresie weryfikacji ważności pełnomocnictwa.

Ustawa o fundacjach rodzinnych wskazuje, że konieczne jest podjęcie uchwały zgromadzenia beneficjentów w przypadku:

• rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej za poprzedni rok obrotowy,
• udzielenia absolutorium członkom organów fundacji rodzinnej z wykonania przez nich obowiązków,
• podziału lub pokrycia wyniku finansowego netto,
• wyboru firmy audytorskiej w przypadku, gdy sprawozdanie finansowe podlega badaniu,
• inne sprawy wymienione w ustawie lub statucie.

Jeżeli statut nie stanowi inaczej, zgromadzenie beneficjentów jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim głosów.

Zgromadzenie beneficjentów podejmuje uchwały o powołaniu lub odwołaniu członków zarządu lub rady nadzorczej, jeżeli w posiedzeniu albo głosowaniu na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość uczestniczyła co najmniej połowa jego członków.

Kadencja i pełnienie funkcji członka organu fundacji rodzinnej

Kadencję członka organu fundacji rodzinnej oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że statut stanowi inaczej.

Wymagana forma dla wyrażenia zgody na pełnienie funkcji członka organu fundacji rodzinnej to forma pisemna.

Posiedzenia organów fundacji rodzinnej

Miejscem posiedzeń organu fundacji rodzinnej jest lokal fundacji rodzinnej (lub inne miejsce wskazane przez statut lub jeśli wszyscy członkowie organu wyrażą zgodę na odbycie posiedzenia w innym miejscu niż lokal fundacji rodzinnej).

Posiedzenia organów fundacji rodzinnej są zwoływane przez przewodniczącego takiego organu:

• z własnej inicjatywy przewodniczącego,
• na żądanie członka organu:

– żądanie może zawierać proponowany porządek obrad czy podjęcie określonej uchwały na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość,

– jeżeli przewodniczący organu fundacji rodzinnej nie zwoła posiedzenia albo nie zarządzi głosowania na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość na dzień przypadający w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania żądania, wnioskodawca może samodzielnie zwołać posiedzenie, podając jego datę, godzinę i miejsce.

Zwołanie posiedzenia wymaga wysłania zawiadomień w których podaje się:

• datę, godzinę i miejsce posiedzenia,
• proponowany porządek obrad (jeśli statut nie stanowi inaczej, porządek obrad wskazany w zawiadomieniu może zostać rozszerzony podczas posiedzenia, jeżeli żaden z członków organu fundacji rodzinnej biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi, chyba że statut stanowi inaczej),
• jeśli udział w posiedzeniu następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu trzeba zamieścić dodatkowo informacje o sposobie uczestniczenia w tym posiedzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej uchwały albo podjętych uchwał.

Możliwe jest uczestnictwo w posiedzeniu organu fundacji rodzinnej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (chyba że taką możliwość wyłącza statut fundacji rodzinnej).

Aby wziąć udział w posiedzeniu organu fundacji rodzinnej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej trzeba zapewnić co najmniej:

• transmisję obrad w czasie rzeczywistym,
• dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym (tak, by członek organu fundacji rodzinnej mógł wypowiadać się w toku obrad, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad),
• wykonywanie prawa głosu przed posiedzeniem lub w toku posiedzenia.

Podejmowanie uchwał przez organy fundacji rodzinnej

Podjęcie uchwały przez organ fundacji rodzinnej jest możliwe, jeżeli wszyscy członkowie tego organu zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu albo o głosowaniu na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jeśli statut fundacji rodzinnej nie przewiduje surowszych ograniczeń, organ fundacji rodzinnej podejmuje uchwały, jeżeli w posiedzeniu albo głosowaniu na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość uczestniczyła co najmniej połowa jego członków.

Uchwały organu fundacji rodzinnej zapadają bezwzględną większością głosów (chyba że statut stanowi inaczej) i są protokołowane. Protokół zawiera listę członków tego organu uczestniczących w głosowaniu i treść podjętych uchwał oraz wynik głosowania. Protokół podpisują co najmniej członek organu fundacji rodzinnej prowadzący posiedzenie i osoba sporządzająca protokół.

Jeśli statut fundacji rodzinnej nie zawiera odmiennych regulacji każdemu członkowi organu fundacji rodzinnej przysługuje jeden głos, chyba że statut stanowi inaczej.

Głosowania organu fundacji rodzinnej co do zasady są jawne.

Tajne głosowania odbywają się:

• przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów fundacji rodzinnej,
• dotyczących pociągnięcia do odpowiedzialności członków organów fundacji,
• w sprawach osobowych,
• na żądanie choćby jednego z członków organu fundacji rodzinnej uczestniczącego w głosowaniu.

Brak wymaganej zgody organu fundacji rodzinnej na dokonanie czynności – skutek prawny

Jeżeli do dokonania czynności prawnej przez fundację rodzinną ustawa wymaga uchwały zgromadzenia beneficjentów, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna.

Czynność prawna dokonana bez zgody właściwego organu fundacji rodzinnej, wymaganej wyłącznie przez statut, jest ważna, jednakże nie wyklucza to odpowiedzialności członków zarządu wobec fundacji rodzinnej z tytułu naruszenia statutu.

Zgoda może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia przez fundację rodzinną albo po jego złożeniu, nie później jednak niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia. Potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od chwili dokonania czynności prawnej.

Planujesz utworzenie fundacji rodzinnej? A może masz wątpliwości związane z organami fundacji rodzinnej? Pomożemy Ci!

Jeśli planujesz założenie fundacji rodzinnej w Polsce, chciałbyś ustrukturyzować swój biznes i zastanawiasz się, czy fundacja rodzinna jest dla Ciebie dobrym rozwiązaniem a może masz wątpliwości w zakresie organów fundacji rodzinnej – skontaktuj się z nami.

Odpowiemy na wszystkie pytania, pomożemy zdecydować, czy fundacja rodzinna jest rozwiązaniem dla Ciebie, a w razie potrzeby przeprowadzimy proces tworzenia fundacji rodzinnej lub dalsze działania strukturyzujące.
Nasz zespół posiada wieloletnie doświadczenie w budowaniu struktur prawnych w biznesie z wykorzystaniem zarówno polskich, jak i zagranicznych instrumentów. Od lat zajmujemy się również tematyką fundacji rodzinnych w krajach Europy Zachodniej.