Sprawozdawczość fundacji rodzinnej 2026: praktyczny przewodnik po terminach i obowiązkach

Końcówka pierwszego półrocza to czas, w którym fundacje rodzinne muszą domknąć cykl swoich obowiązków sprawozdawczych. Zaniedbania w tym zakresie generują ryzyko zarówno dla samej fundacji, jak i osobiście dla osób zasiadających w zarządzie. Sprawozdawczość fundacji rodzinnej rządzi się własnymi regułami i nie powinna być przepisywana z modelu spółkowego ani z modelu fundacji „klasycznych”. Adwokat Maciej Pilarek, kierujący kancelarią PLA.partners, zwraca uwagę, że większość uchybień w tym obszarze ma źródło w nawykach przeniesionych z innych form prawnych.

Roczne sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej: zakres obowiązków

Ustawa o fundacji rodzinnej nakłada na fundację obowiązek sporządzenia, zatwierdzenia i przekazania w określonych terminach rocznego sprawozdania finansowego. W odróżnieniu od spółek kapitałowych czy fundacji działających na podstawie ustawy o fundacjach, w fundacji rodzinnej nie powstaje obowiązek opracowania sprawozdania z działalności.

Z tego powodu w fundacji rodzinnej zbędne są m.in. uchwały odstępujące od sporządzania sprawozdania z działalności, ponieważ ustawa w ogóle takiego dokumentu nie wymaga.

Czy w fundacji rodzinnej istnieje sprawozdanie z działalności

Nie. Fundacja rodzinna nie sporządza ani nie składa sprawozdania z działalności. To rozróżnienie często umyka osobom, które przenoszą do fundacji rodzinnej praktykę znaną ze spółek kapitałowych lub fundacji „klasycznych”.

W konsekwencji:

• nie ma podstawy prawnej do podejmowania uchwał o przyjęciu sprawozdania z działalności,
• nie powstaje żaden związany z tym obowiązek publikacyjny,
• ośrodkiem ciężkości sprawozdawczości pozostaje sprawozdanie finansowe wraz z towarzyszącą mu dokumentacją korporacyjną.

Pomijanie tej różnicy generuje nadmiarową dokumentację, a niekiedy także ryzyko podważenia ważności podjętych uchwał.

Kalendarz sprawozdawczy fundacji rodzinnej w 2026 r.

W 2026 r. cykl obowiązków sprawozdawczych fundacji rodzinnej wyznaczają trzy kluczowe daty, ułożone w logiczny ciąg:

1. Najpóźniej do 31 marca: sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego, podpisanego przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez członków zarządu zgodnie z zasadami reprezentacji.
2. Najpóźniej do 30 czerwca: zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez Zgromadzenie Beneficjentów.
3. W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia: złożenie sprawozdania finansowego wraz z uchwałą zatwierdzającą do rejestru fundacji rodzinnych (RFR), a niezależnie od tego przekazanie sprawozdania finansowego Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.

Każde przesunięcie wcześniejszego etapu skraca przestrzeń na kolejne. Dlatego obowiązek sprawozdawczy warto rozumieć jako proces, a nie jako pojedynczy termin.

Zgłoszenie sprawozdania do RFR: 15 dni od zatwierdzenia, nie od 30 czerwca

15-dniowy termin na zgłoszenie sprawozdania finansowego do rejestru fundacji rodzinnych biegnie od momentu jego faktycznego zatwierdzenia, a nie od ustawowego maksymalnego terminu zatwierdzenia, czyli 30 czerwca. Ten niuans regularnie staje się źródłem opóźnień.

Praktyczne wnioski są następujące:

• wcześniejsze podjęcie uchwały przez Zgromadzenie Beneficjentów oznacza wcześniejszy upływ terminu na zgłoszenie,
• jeżeli zatwierdzenie nastąpi w maju, termin zgłoszenia może upłynąć na długo przed końcem czerwca,
• planowanie procesu wyłącznie pod datę 30 czerwca prowadzi do nieintencjonalnego, ale realnego naruszenia terminu.

W tej sytuacji niezbędna jest synchronizacja kalendarza zarządu, biura rachunkowego oraz osób odpowiedzialnych za czynności rejestrowe.

Przekazanie sprawozdania Szefowi KAS jako odrębny obowiązek

Ustawa o fundacji rodzinnej przewiduje obok zgłoszenia rejestrowego niezależny obowiązek przekazania sprawozdania finansowego Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. To dwie samodzielne ścieżki, których nie wolno utożsamiać.

Cechy odróżniające oba obowiązki:

• inni adresaci (RFR oraz Szef KAS),
• różne podstawy prawne,
• ten sam, 15-dniowy termin biegnący od dnia zatwierdzenia sprawozdania.

Postrzeganie obowiązku wobec Szefa KAS jako „dublującego się” z czynnościami rejestrowymi jest jednym z najbardziej kosztownych nieporozumień w sprawozdawczości fundacji rodzinnych.

Co grozi fundacji i członkom zarządu w razie uchybień

Niedochowanie obowiązków sprawozdawczych fundacji rodzinnej może rodzić wielowymiarowe konsekwencje:

• ryzyko sankcyjne po stronie samej fundacji,
• osobistą odpowiedzialność członków zarządu,
• problemy w bieżących relacjach fundacji z bankami, kontrahentami i organami państwa,
• utrudnienia przy czynnościach majątkowych i korporacyjnych, które wymagają aktualnych danych w RFR.

Im większy majątek pod zarządem fundacji i im bardziej złożona jej struktura, tym wyższa skala potencjalnych skutków.

Trzy obszary, w których najczęściej powstają błędy

Praktyka wskazuje, że uchybienia koncentrują się w trzech powtarzalnych obszarach:

• nieprawidłowo przygotowana dokumentacja korporacyjna związana z zatwierdzeniem sprawozdania, w tym uchwały, protokoły, lista obecności i dokumenty zwołania Zgromadzenia Beneficjentów,
• naruszenie 15-dniowego terminu zgłoszenia do RFR, najczęściej dlatego, że uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania została podjęta szybciej, niż przewidywał kalendarz osób odpowiedzialnych za zgłoszenie,
• pominięcie obowiązku przekazania sprawozdania Szefowi KAS, traktowanego błędnie jako tożsamy z obowiązkiem rejestrowym.

Każda z tych pułapek jest do wyeliminowania pod warunkiem wprowadzenia uporządkowanej procedury sprawozdawczej i wcześniejszego przygotowania dokumentów.

Plan działań przed kluczowymi terminami

Najskuteczniejsze podejście opiera się na czterech krokach:

1. Określenie wewnętrznego kalendarza sprawozdawczego fundacji, zsynchronizowanego z biurem rachunkowym i zarządem.
2. Przygotowanie z wyprzedzeniem dokumentacji korporacyjnej towarzyszącej zatwierdzeniu sprawozdania (uchwały, protokoły, dokumenty zwołania).
3. Zaplanowanie zgłoszenia do RFR z uwzględnieniem 15-dniowego terminu liczonego od zatwierdzenia, a nie od 30 czerwca.
4. Odrębne ujęcie w harmonogramie obowiązku przekazania sprawozdania finansowego Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.

Kancelaria PLA.partners, pod kierunkiem adwokata Macieja Pilarka, prowadzi kompleksową obsługę cyklu sprawozdawczego fundacji rodzinnych: od opracowania dokumentacji korporacyjnej, przez zgłoszenie do RFR, po przekazanie sprawozdania Szefowi KAS oraz audyt dotychczasowej praktyki sprawozdawczej w świetle ustawy o fundacji rodzinnej.

Skontaktuj się z kancelarią PLA.partners

Potrzebujesz wsparcia prawnego lub indywidualnej analizy Twojej sprawy? Wejdź na PLA.partners i skontaktuj się z naszym zespołem, pomożemy ocenić sytuację i zaproponujemy konkretne rozwiązania.